Verkauf Drei-Wege-Abgleich
Mit Blick auf die wachsenden regulatorischen Anforderungen und immer weiter zunehmenden Datenmengen in ERP- und Buchhaltungssystemen, spielt ein automatisierter und datenorientierter Prüfungsansatz eine entscheidende Rolle in der modernen Abschlussprüfung. Die Prüfung des Verkaufsprozesses ist dabei oft im Fokus der Abschlussprüfer.
Der vertriebliche Drei-Wege-Abgleich (O2C Three-Way-Match)
Neben vielen weiteren automatisierbaren Prüfungshandlungen (Risikobeurteilung, Periodenabgrenzungen, Prozessanalysen etc.) ist insbesondere der sogenannte Drei-Wege-Abgleich (Three-Way-Match) eine effektive Prüfungshandlung, die datengetrieben automatisiert werden kann. Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff – und wie lässt sich diese Prüfungshandlung mit der Hilfe intelligenter Technologien wie AUDAVIS effizient und skalierbar umsetzen?
Was ist der Drei-Wege-Abgleich in der Abschlussprüfung?
Der Drei-Wege-Abgleich ist eine etablierte Prüfungshandlung in der Jahresabschlussprüfung, um Prüfungssicherheit über den Verkaufsprozess des Mandanten zu erlangen. Dem Drei-Wege-Abgleich liegt dabei das Konzept zugrunde die Preise und Mengen der folgenden Prozessschritte bzw. Dokumente im Verkaufsprozess miteinander abzustimmen, um Abweichungen zu identifizieren:
- Bestellung
- Lieferung
- Rechnung
Nur wenn alle drei Dokumente in Bezug auf Artikelnummern, Mengen, Preise und Beträge konsistent sind, gilt die Transaktion als korrekt und kann zur Rechnungsstellung freigegeben werden. Wenn dies nicht der Fall ist, dann ergeben sich daraus Risiken für verschiedene Aussagen in der Jahresabschlussprüfung.
Welche Bedeutung hat der Drei-Wege-Abgleich?
Traditionell ist der Drei-Wege-Abgleich eine Kontrolle, die der Mandant im Rahmen seines internen Kontrollsystems vornimmt, um eine zutreffende Rechnungsstellung und deren korrekte Verbuchung in der Finanzbuchhaltung sicherzustellen.
Unstimmigkeiten zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung können ein Hinweis auf Fehler, Prozessmängel oder sogar betrügerische Handlungen sein. Mögliche Risiken für den Jahresabschluss, die durch einen fehlenden oder unzureichenden Drei-Wege-Abgleich entstehen, sind unter anderem:
- Auswirkungen eines schwachen internen Kontrollsystems
- Erfassung überhöhter Umsatzerlöse
- Fehlerhafte Erfassung von Umsatzerlösen ohne erfolgten Gefahrenübergang (z.B. Unterlieferung)
- Erfassung bereits stornierter Umsatzerlöse
Insbesondere in Unternehmen mit komplexen Vertriebsprozessen ist eine Gesamtübersicht für den Prüfer unverzichtbar. Hier setzt AUDAVIS mit intelligent automatisierten Prüfungshandlungen an.
Wie ändert sich die Umsetzung und der Nutzen des Drei-Wege-Abgleichs in der Abschlussprüfung?
In der Vergangenheit hat der Abschlussprüfer häufig in Stichproben geprüft, ob diese Kontrolle entsprechend vorgenommen wurde, indem die Kontrolldokumentation im Rahmen der gezogenen Stichprobe eingesehen und geprüft wurde. Im Ergebnis konnte der Prüfer einen Rückschluss ziehen, wie hoch das Risiko eines Fehlers im Rahmen dieses Prozesses für den Jahresabschluss ist.
Mit dem Einsatz einer Datenanalyseplattform wie AUDAVIS ist es neben diesen Erkenntnissen nun allerdings möglich, dass der Prüfer die Ergebnisse dieser Kontrolle über alle Rechnungen vollautomatisch prüfen und einsehen kann. Damit hat der Prüfer direkt mehrere Prüfungshandlungen auf einmal durchgeführt:
- Nachvollzug der Effektivität der Kontrolle des Mandanten
- Analytische Risikobeurteilung über das Prozessrisiko
- Einzellfallprüfungshandlungen über die bewusste Auswahl von Stichproben in den Bereichen, in denen die Drei-Wege-Analyse Preis- oder Mengenabweichungen aufgezeigt hat.
AUDAVIS AI Dashboard zeigt den 3-Wege-Match auf Grundlage von SAP ERP-Daten.
Der 3-Wege-Abgleich mit AUDAVIS – Automatisiert. Transparent. Rückverfolgbar.
AUDAVIS analysiert auf Basis der vom Mandanten bereitgestellten Daten automatisiert die Übereinstimmung der Preis- und Mengeninformationen zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Dabei kommen dynamische Datenmodelle zum Einsatz, die jede Transaktion in ihre Bestandteile zerlegen und gezielt auf Abweichungen untersuchen.
Durch die Kombination modernster KI-Technologien mit einem skalierbaren Analyse-Framework bietet AUDAVIS entscheidende Vorteile:
- Vollständige Prüfung sämtlicher Transaktionen – 100% der Transaktionen werden geprüft.
- Transparente Dokumentation – Konformität mit ISA (DE).
- Interaktive Dashboards – Auffällige Abweichungen sind visuell aufbereiten.
- Detailprüfungshandlungen – Direkter Drill-Down auf Beleg- und Buchungsebene möglich.
- Effizienzvorteile – Vollprüfung auf Knopfdruck vs. Stundenlange Stichprobenprüfung ohne echte Übersicht über die Grundgesamtheit.
Wie sieht ein Anwendungsbeispiel aus der Praxis aus?
Eine mittelständische Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nutzt AUDAVIS im Rahmen der Jahresabschlussprüfung für ein Mandat mit Umsätzen im 3-stelligen Millionenbereich. Bei der Durchführung des Drei-Wege-Abgleichs konnte durch die AUDAVIS-Plattform identifiziert werden, in welchen Teilprozessen es häufig zu Abweichungen kam und wie hoch das wertmäßige Gesamtrisiko für den Jahresabschluss war. Auf der anderen Seite konnte identifiziert werden, dass der überwiegende Großteil der Transaktionen keine Auffälligkeiten aufweist und eine Stichprobenziehung für diesen Teil der Grundgesamtheit nicht effizient ist. Damit konnte die Stichprobengrundgesamtheit deutlich reduziert und auf auffällige Bereiche konzentriert werden.
Die Prüfungshandlung hat weniger als die halbe Zeit im Vergleich zum Vorjahr in Anspruch genommen und hat eine deutlich höhere Trefferquote in den Detailprüfungshandlungen ermöglicht. Weiterhin konnte ein Überblick über 100% der Transaktionen erlangt werden, wodurch der Abschlussprüfer den vollen Überblick über sein Gesamtrisiko hatte.
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