Erwartungswertanalysen mit AUDAVIS

Die Erwartungswertanalyse der Personalkosten ist eine aussagenbezogene analytische Prüfungshandlung, die sich aus den Vorgaben des ISA 520 (Analytische Prüfungshandlungen) ableiten lässt. Ziel ist es, für das aktuell geprüfte Geschäftsjahr einen nachvollziehbaren Erwartungswert für die Höhe des Personalkostenaufwands herzuleiten und diesen systematisch mit dem Ist-Wert abzugleichen. Diese belastbare Methode schafft dabei Transparenz: Sie zeigt, ob die Entwicklung der Personalkosten plausibel zur Geschäftsentwicklung passt und ob es wesentliche Abweichungen zwischen Soll und Ist gibt und ob etwaige Abweichungen erklärbar sind. Für den Prüfer ist dies eine Methode zum identifizieren von wesentlichen Auffälligkeiten im Buchungsstoff, die im Gegensatz zu seinem aktuellen Verständnis des Postens Personalaufwand stehen.

Damit analytische Prüfungshandlungen nicht zur zeitraubenden Fleißaufgabe wird, bietet AUDAVIS eine strukturierte Automatisierung solcher Prüfungshandlungen an.

AUDAVIS Erwartungswertanalysen Personalaufwände (Youtube)

Beispielhafter Prüfungsansatz Personalaufwand

In vielen Unternehmen bietet sich ein effizienter prozessorientierter Prüfungsansatz des Personalaufwands an. Der Prüfer schätzt zunächst das inhärente Risiko des Postens aus seinen Unternehmens- und Branchenkenntnissen, sowie von Befragungen und ersten Einsichten in den Jahresabschluss ein. Im nächsten Schritt wird der Prozess mit seinen Kontrollschritten analysiert. Häufig ist eine Personalsoftware im Einsatz, in der die Lohnjournale gepflegt und Zahlungsfreigaben, sowie Stammdatenanpassungen durchgeführt werden. Innerhalb dieser Prozesse gibt es häufig strenge interne Kontrollen, um sicherzustellen, dass Fehler kaum entstehen können. Der Prüfer kann also das verbleibende Risiko durch das Verständnis dieses Prozesses und die Prüfung der Kontrollen schon deutlich reduzieren. Ist dies der Fall und es gibt keine bedeutenden Risiken mit Bezug auf den Posten, dann kann der Prüfer für die laufenden unterjährigen Personalaufwendungen die Prüfung dieses Postens häufig mit einer analytischen Verprobung des Personalaufwands abschließen. Dabei hat diese analytische Prüfungshandlung das eingeschätzte Risiko aus der Prozessprüfung nochmals auf Postenebene zu bestätigen, dabei stehen hier insbesondere die Vollständigkeit und die Genauigkeit im Fokus. Die Prüfungshandlung stellt also sicher, dass der Personalaufwand nicht in einem wesentlichen Umfang zu gering im Abschluss ausgewiesen wird, somit hat der Prüfer letztlich eine Bestätigung seiner Risikoeinschätzung und kann den Posten mit hinreichender Sicherheit als fehlerfrei annehmen.

So funktioniert die Erwartungswertanalyse in AUDAVIS

In AUDAVIS wird damit gestarted, dass sämtliche Buchungen auf den Personalaufwand schon automatisch in das Dashboard für die Prüfungshandlung eingefügt wird. Die zentralen weiteren Parameter wie z.B. Veränderung der FTE-Anzahl, tarifliche und außertarifliche Gehaltsanpassungen und Sondereffekte, kann der Prüfer dynamisch hinzufügen. Gerade signifikante Boni oder Abfindungen sollten dabei möglichst vorab mit dem Mandanten geklärt werden, weil sie den Personalkostenaufwand sprunghaft verändern können.

Auf Basis dieser Informationen erstellt AUDAVIS einen Erwartungswert für den Personalkostenaufwand des Prüfungsjahres und stellt ihn dem Ist-Wert gegenüber. Liegt die Abweichung innerhalb der Toleranzwesentlichkeit, kann dieser Teil der Analyse in der Regel als plausibel abgeschlossen werden.

Im nächsten Schritt werden zusätzlich die Lohnnebenkosten plausibilisiert. Hierzu wird die Sozialabgabenquote aus dem Vorjahr fortgeschrieben und daraus ein Erwartungswert für das Geschäftsjahr abgeleitet. Auch dieser Erwartungswert wird mit dem Ist-Wert abgeglichen und die Abweichung bewertet. Überschreitet die Abweichung zwischen Erwartungs- und Ist-Wert nicht die Toleranzwesentlichkeit, so können die Lohnnebenkosten als plausibel angesehen werden.

Sollten die Abweichungen in einem der beiden Bereiche die Toleranzwesentlichkeit überschreiten, unterstützt AUDAVIS bei der Ursachenanalyse: AUDAVIS zeigt die Buchungsvolumina der Posten grafisch an und über Drill-Downs lassen sich auffällige Perioden und Buchungen schnell identifizieren und in kürzester Zeit die entscheidenden Rückfragen beim Mandanten platziert werden.

Abschließend kann die Prüfungshandlung durch integrierte Dokumentationsfunktionen finalisiert werden und als fertiges Arbeitspapier exportiert werden und entweder als Link zum Dashboard oder per Ablage als PDF im Dokumentationstool Ihrer Wahl abgelegt werden, sodass Methode, Ergebnis und Klärung von Abweichungen nachvollziehbar dokumentiert sind.

Warum diese Prüfungshandlung mehr ist als ein Zahlenabgleich

Die Erwartungswertanalyse der Personalkosten liefert nicht nur eine Plausibilisierung eines Abschluss-Postens. Sie ermöglicht eine wirtschaftliche Gesamtbetrachtung des Personalbereichs und unterstützt die Beurteilung, ob das Unternehmen Personal- und Lohnnebenkostenprozesse ordnungsgemäß steuert und nachvollziehbar kontrolliert. Gerade weil Personalkosten in vielen Organisationen zu den größten Aufwandsposten zählen, ist diese Prüfungshandlung ein wirkungsvoller Baustein, um die Plausibilität der finanziellen Abbildung des Personalbereichs zu untermauern.

Sie wollen auch Personalaufwände analytisch prüfen? Für eine Demo anmelden